Оглавление:

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Как написать гарантийное письмо

Образцы и шаблоны гарантийного письма

Образец гарантийного письма

от «19» сентября 2013 г.

ООО «Экспедиция», ОГРН 1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2013 от 22 августа 2013 года (далее — Договор), заключенного с ООО «Транстрой», настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2013 г.

Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч.

Как правильно написать гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это документ, в котором изложены обязательства отправителя по отношению к получателю. Чаще всего оно используется для подтверждения оплаты, предоставления информации третьим лицам, гарантии отсроченного платежа или подтверждения соответствия качества товара условиям договора о купле-продаже.

Гарантийное письмо не заменяет заключение договора между сторонами, и его юридический статус намного ниже. Законом не регулируются правила оформления гарантийного письма, но они были сформированы в деловой сфере.

Как написать гарантийное письмо

Гарантийное письмо, как и любой другой документ, имеет несколько обязательных частей:

  • Вводная часть – подразумевает указание следующих обязательных элементов: название и код организации, ОГРН и ИНН, адресат, регистрационный номер, заголовок, дата.
  • Основная часть – суть гарантии. Обычно начинается со слов: «Настоящим письмом гарантирую…» или «Подтверждаем, что…».
  • Заключительная часть – подпись и печать. Подписи должны ставить руководитель и главный бухгалтер, если это гарантия оплаты.
  • Приложения – это могут быть: свидетельство о регистрации предприятия, выписка из ЕГРЮЛ (единый гос. реестр юридических лиц), свидетельство о постановке на налоговый учет, приказ о назначении гендиректора и другие документы, в которых есть необходимость.

Для написания гарантийного письма лучше всего использовать фирменный бланк компании.

Заголовок должен быть предметным («О выполнении работ», «О приеме на работу» и т.п.). В тексте не обязательно использовать фразу «гарантийное письмо» или «гарантия», ее можно заменить синонимом (свидетельство, заверение, поручительство и т.п.). Также необходимо указать, какие штрафы предусмотрены за невыполнение обязательств.

Основные правила составления гарантийного письма:

  • Деловой стиль. Гарантийное письмо является официальным документом, поэтому и написано должно быть в официальном стиле без использования жаргонов и просторечных слов.
  • Краткость. Нужно использовать четкие формулировки и избегать размытых фраз и длинных предложений – только лаконичное изложение сути.
  • Объем письма. Письмо должно быть написано на одном листе.
  • Конкретика. Никаких «может быть» и «возможно». Только конкретные действия, четкие суммы и точные сроки.
  • Расшифровка подписи. Это ФИО, контакты, должность и пр.

Не стоит забывать, что репутация отправителя и история его взаимоотношений с получателем также влияет на успех гарантийного письма.

Гарантийное письмо об оплате

Такое письмо гарантирует своевременную оплату или возмещение расходов, о чем необходимо сообщить в основной части.

Обязательно нужно прописать банковские реквизиты и юридический адрес компании-отправителя, а дополнительно можно указать:

  • Возможность кредита.
  • Ответственность при нарушении сроков оплаты и прочее.

Сумма платежа должна быть точной и указана как в цифрах, так и прописью.

Кроме руководителя свою подпись под таким письмом должен поставить главный бухгалтер (или финансовый директор). Во всем остальном его составление придерживается общих правил написания гарантийных писем.

Гарантийное письмо на выполнение работ

Этот тип гарантийного письма заверяет, что определенный договором объем работ будет выполнен к конкретной дате. Сроков может быть несколько, если предусмотрено поэтапное выполнение работы.

Такое гарантийное письмо может быть составлено и до заключения договора, тогда необходимый к выполнению объем работ должен прописываться в основной части письма. Но чаще всего его пишут, если сроки выполнения по основному договору срываются.

Кроме того, гарантироваться может и качество оказываемых услуг (например, соответствие ГОСТу).

Самое главное правило при составлении гарантийных писем любого вида – все обязательства должны быть исполнены вовремя и в полном объеме. Об этом непременно нужно помнить. Если существует вероятность не уложиться к выбранной дате, следует заменить ее другой, либо сократить список гарантий.

Гарантийное письмо об оплате: образец и советы по написанию

Гарантийное письмо об оплате – это документ, в котором одна из сторон сделки подтверждает своё намерение оплатить (в ближайшем будущем) полученный товар или услугу. Проще говоря, такое письмо – способ обеспечения финансовых обязательств. Не самый надёжный, но популярный и вполне действенный.

В каких случаях писать?

Самый распространённый сценарий: предпринимателю нужно срочно закупить новую партию товара или воспользоваться какой-то услугой, но расплатиться немедленно не позволяет финансовое положение. Не беда – можно попросить контрагента об отсрочке. Если тот согласится, бизнесмен просто напишет для него гарантийное письмо. Это обычная практика в случаях, когда обе стороны уже давно и успешно сотрудничают (и, соответственно, уверены в порядочности друг друга).

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Очень часто гарантийное письмо становится ответом на письмо-претензию. Допустим, вы заказали товар или услугу у продавца (исполнителя), но с оплатой возникли проблемы. Естественно, продавец отправит вам претензию с требованием расплатиться как можно быстрее. Неприятная ситуация. Но как быть, если прямо сейчас отдать деньги ну никак не получится? Верно, написать гарантийное письмо. Даже если ваш контрагент предпочитает всяким посланиям живые деньги, он наверняка удовлетворится на первых порах этим письмом (и хотя бы не пойдёт сразу в суд).

Оформление

Закон не говорит однозначно, как нужно писать гарантийное письмо об оплате, а специальной формы для таких посланий не предусмотрено. Если гарантия составляется от имени юридического лица, то писать её нужно на фирменном бланке. В этом случае руководителю кроме своей подписи придётся поставить ещё и печать. А вот ИП (и физические лица, то есть обычные граждане) могут оформить этот документ на обычном листе бумаги.

Список обязательных реквизитов выглядит так:

  • номер исходящего письма и дата его составления;
  • данные об отправителе (название фирмы, ФИО самого предпринимателя);
  • сведения о получателе – название организации (полное, не сокращённое) и ФИО её руководителя, для которого и предназначается гарантия;
  • название – здесь можно просто указать тему послания, заголовок «Гарантийное письмо» обычно не пишется.

Вместо того, чтобы писать данные об отправителе вручную, можно ставить штамп фирмы (если он есть).

Что писать в тексте?

Текст письма обычно состоит из четырёх коротеньких частей:

  • сперва предприниматель указывает, какие финансовые обязательства он обязуется выполнить;
  • затем следует упоминание срока, в течение которого он планирует это сделать (конкретного или приблизительного);
  • в обязательном порядке прописываются банковские реквизиты – номер счёта, с которого будет произведена оплата;
  • наконец, упоминаются штрафные санкции в случае нарушения принятых предпринимателем на себя обязательств (этот пункт не обязателен, в текст гарантии он включается далеко не всегда).

В тексте можно использовать следующие шаблонные формулировки и вводные фразы:

  • Гарантируем;
  • Настоящим письмом гарантируем;
  • Компания ООО «Такая-то» гарантирует;
  • Мы гарантируем своевременную оплату в полном объёме;
  • Настоящим гарантируем.

Важный момент: если вы – руководитель фирмы (то есть полноценного юридического лица), то желательно, чтобы гарантийное письмо подписал ещё и ваш главный бухгалтер. Если вы – ИП, то ставьте только свою подпись.

Советы и рекомендации

При оформлении и написании гарантийного письма об оплате учитывайте несколько рекомендаций.

  1. Пишите текст простыми, понятными, лаконичными фразами. Чем проще документ будет написан, тем лучше – так гарантированно не возникнет не вполне ясных положений, допускающих двоякое толкование.
  2. Если вам приходится составлять письма-гарантии часто – составьте для себя унифицированный образец, чтобы не приходилось каждый раз переписывать послание с нуля.
  3. При желании гарантийное письмо можно оформить более подробное, чем было указано в приведённой выше схеме. Никто не запрещает максимально конкретно расписать, в какие именно дни вы собираетесь расплатиться, с какими временными интервалами, почему и т. д. Но не переусердствуйте – текст должен уместиться на одном листе.
  4. Всегда указывайте свой расчётный счёт. Получатель должен знать, «откуда» именно поступит оплата.
  5. К письму можно дополнительно приложить различные документы, если того требует контрагент. Это могут быть Свидетельство о государственной регистрации вашей фирмы (или ИП), выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении гендиректора и т. д. По собственной инициативе ничего из этого прикладывать не нужно.

О пункте про ответственность за нарушение сроков оплаты стоит сказать подробнее. По сути, гарантийные письма представляют собой долговые расписки. Соответственно, в них должна быть обозначена ответственность за неуплату и просрочку (по крайней мере, в теории). С этой целью указывают в отдельной строке порядок начисления «штрафных» процентов за каждый день просрочки.

Однако используют эту оговорку далеко не всегда. Иногда руководитель забывает о ней непреднамеренно (она не является обязательной), иногда – преднамеренно (потому что никому не хочется добровольно увеличивать груз своей ответственности). Случается, что вторая сторона верит в добропорядочность предпринимателя и не хочет омрачать сотрудничество скрупулёзным прописыванием процентов, штрафов и прочих «ростовщических фишек». Нужно понимать две вещи:

  • даже если об этом не говорится отдельно, взыскать проценты за просрочку можно (согласно статье 395 Гражданского кодекса);
  • но много получить не получится – размер штрафа ограничивается 0,3 процента за один день просрочки.

К тому же без оговорки о порядке начисления пени даже эти 0,3 процента просто так не получить – второй стороне придётся обращаться в суд и долго доказывать, что этот случай попадает под положение о дополнительной оплате за пользование чужими денежными средствами.

Словом, если вы не пишете, а получаете гарантийное письмо об оплате – сразу подготовьте для контрагента образец, в котором будет предусмотрен пункт о взыскании задолженности (см. образец ниже). Если вы составляете письмо сами – постарайтесь деликатно опустить эту часть. Это не совсем правильно с деловой точки зрения, но зачем вам лишние (пусть и маловероятные) проблемы?

Пример составления

Классическое письмо-гарантия выглядит примерно так (мы приводим только текст, без реквизитов):

«Просим Вас отправить нам очередную партию продукции в соответствии с заявкой № 1753 от 20 июля 2015 года.

Настоящим письмом гарантируем, что оплата в размере 30000 (тридцати тысяч) рублей будет произведена нами в срок до 1 сентября 2015 года.

В случае неоплаты в установленном размере в установленный срок данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения нашей компанией коммерческого кредита на сумму поставленной продукции. В таком случае за каждый день просрочки оплаты будет начисляться дополнительная сумма в размере 1 % от суммы просроченных обязательств.

Наши банковские реквизиты:

ОАО АКБ «Уралсиб», г. Санкт-Петербург.

Образец гарантийного письма об оплате скачивайте здесь .

Как видим, всё довольно просто. Самый важный вопрос связан с просрочкой, и теперь вы знаете, как лучше его решить. И помните – гарантийное письмо не создаёт стопроцентных юридических гарантий исполнения обязательств. Это всего лишь аналог долговой расписки, не более того.

Как написать гарантийное письмо: 5 важных характеристик

Гарантии. Это волшебное слово притягивает. Увидев или услышав его, мы проникаемся доверием, чувствуем себя защищенными в плане совершения нужного предъявителю гарантий действия.

Но для того, чтобы гарантия исправно «работала» на продажи, необходимо грамотно ее использовать (о чем мы с вами уже говорили в статье «Как не переборщить с гарантией»).

А какими вообще бывают гарантии?

Они бывают устными и письменными, причем последние чаще всего встречаются в формате продающего текста и в качестве индивидуальных обязательств конкретному лицу (организации).

Вот на этих самих обязательствах давайте и остановимся. Согласитесь, уметь правильно составлять гарантийные письма должен уметь каждый деловой человек.

Итак, что же собой представляет гарантийное письмо и каковы основные правила его составления?

Гарантийное письмо, как оно есть

Гарантийное письмо является неотъемлемой составляющей деловых взаимоотношений. Оно адресуется (направляется) отдельному лицу или группе лиц (конкретной организации).

Его назначение ни для кого не является секретом — оно в любом случае несет в себе подтверждение о предоставлении гарантийных обязательств (даже если само слово «гарантия» в нем отсутствует).

То есть, гарантийное письмо является своего рода обещанием отправителя о выполнении каких-либо действий в интересах получателя. И от манеры его составления зависит — будет оно принято или нет.

«Подумаешь, эка сложность. Написать гарантийное письмо — тоже мне искусство!».

Все так, если бы не одно «но» — гарантийное письмо должно «звучать» убедительно. Оно должно вызывать доверие и уверенность адресата в выполнении вами взятых на себя обязательств.

В противном случае градус доверия будет снижен, да и сделка может вообще не состояться.

«Я, ____, гарантирую произвести оплату в размере ____ до ____. Обязуюсь выплатить оставшуюся сумму. Отдам деньги точно в срок. Пусть разразит меня гром, если я вру».

Захотите ли вы иметь дело с составителем такого опуса? Вряд ли. В лучшем случае вы «спишете» такой подход к составлению на неграмотность, в худшем — на желание вас обмануть.

Ну, устранение второй причины — не в нашей компетенции, а вот с первой мы попробуем сейчас разобраться, рассмотрев 5 классических характеристик гарантийного письма, формирующих доверие.

5 характеристик гарантийного письма

№1 Деловой стиль

Гарантийное письмо, направляемое даже хорошему знакомому, не является поводом для «панибратской формы изложения». Это строгий документ, часть деловой этики.

Здесь недопустимы сленговые и жаргонные выражения, неуместные сокращения, экспрессивные интонации, превосходные степени и преувеличения.

  • «Я верну, мамой клянусь!».
  • «Работа будет выполнена в наилучшем виде. Обещаю».
  • «Я ручаюсь за своего кореша».
  • «Оплату в сумме ____ за м/т я обязуюсь внести до ____».

№2 Краткость

Как правило, текст гарантийного письма отличается предельной краткостью. Не нужно «лить воду» и «размазывать» абсолютно лишние, никому не нужные факты по бумаге.

Старайтесь лаконично изложить главную суть (в идеале размер гарантийного письма не должен превышать одной страницы).

По возможности избегайте «причинно-следственных» подробностей, которые могут увести вас от сути.

«Компания ____, после нескольких дней изучения материала и по результатам недавнего собрания, приняла решение о предоставлении гарантий ____».

№3 Конкретика

Без конкретики гарантийное письмо, как и продающий текст, теряет свою актуальность, превращаясь в бесполезный клочок бумаги. При этом конкретика должна быть четкой и утверждающей (без всяких «возможно», «вероятно», «может быть»).

Следите за тем, чтобы в гарантийном письме были прописаны точные даты, конкретные суммы и действия.

Так, например, фраза «я обязуюсь выплатить остаток по кредиту до конца года» выглядит менее убедительной, чем «я обязуюсь выплатить остаток по кредиту ____ в сумме $117 до 17 декабря, 2014 года».

Отдельным пунктом следует отметить ясность изложения. Не нужно «маскировать» и «вуалировать» свои обещания. Они должны прописываться максимально прозрачно, понятно и открыто.

Никаких путанных, настораживающих и двусмысленных слов, неразборчивых или двояких высказываний.

Прочтите составленную гарантию вслух и с выражением. Все понятно и четко? Значит, у адресата не возникнет никаких сомнений в вашей добросовестности.

№5 Расшифровка

В обязательном порядке расшифровывайте каждую поставленную под гарантийным письмом подпись (ФИО, должность, контактные данные и прочую полезную информацию).

Старайтесь указывать подробные сведения о себе или компании, которую вы представляете (вплоть до юридического адреса и банковских реквизитов).

Такой подход укрепляет доверие между сторонами и способствует принятию гарантийного письма в качестве подтверждения готовности вами выполнить взятые на себя обязательства.

Полезные рекомендации

Закончить наш сегодняшний разговор о гарантийном письме мы решили полезными рекомендациями по его составлению:

  • фраза «гарантийное письмо» не обязательно должна встречаться в тексте;
  • Заголовок письма может быть произвольным, но тематическим («об оплате задолженности», «о выполнении ____ работ» и т.д.);
  • Желательно в гарантийном письме указать последствия (санкции, штрафы) невыполнения отправителем обязательств;
  • Уместно использование синонимов слова «гарантия» (поручительство, заверение, свидетельство);
  • Не забывайте о «носителе» гарантийной информации (лучше использовать фирменный бланк или аккуратно оформленный лист бумаги).

Хотелось бы заметить, что успех гарантийного письма зависит еще и от «внешних факторов», таких, например, как репутация отправителя, история его взаимоотношений с получателем.

И полагаем, не нужно говорить о том, что ВСЕ взятые обязательства должны быть выполнены точно в срок и в полном объеме.

Вот и все советы, которыми мы хотели с вами поделиться.

Хорошего вам дня и всегда надежных деловых взаимоотношений!

Как правильно написать гарантийное письмо

Статьи по теме

Гарантийное письмо — это документ, в котором одна сторона (юридическое лицо, ИП) гарантирует другой исполнение определённых обязательств в установленные сроки.

Скачать образцы гарантийных писем:

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Гарантийное письмо о выполнении работ
Гарантийное письмо о выполнении работ — документ деловой переписки, содержащий обещание юридического или физического лица (группы лиц) выполнить определённые работы к конкретному сроку (или срокам, если работы проводятся и сдаются поэтапно).

Гарантийное письмо о погашении задолжности
Гарантийное письмо об оплате задолженности составляется в том случае, когда покупатель не успевает оплатить заказанный или уже полученный товар и с помощью документа деловой переписки официально обещает поставщику в определённый срок задолженность погасить.

Гарантийное письмо о приеме на работу
Гарантийное письмо о приеме на работу — документ деловой переписки, который содержит обещание организации-работодателя устроить к себе на работу.

Гарантийное письмо об оплате
Гарантийное письмо на оплату — документ деловой переписки, который содержит обещание одного лица (юридического или физического) оплатить товары, услуги или работы другому лицу (физическому или юридическому).

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса — это документ деловой переписки, содержащий согласие арендодателя предоставить арендатору адрес своего помещения в качестве юридического для регистрации последним своей организации в ФНС.

Гарантийное письмо на поставку товара
Гарантийное письмо на поставку товара — документ деловой переписки, содержащий просьбу о поставке согласно договорённости определённого товара в конкретные сроки.

Сконцентрироваться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на бумажную работу, поможет сервис Главбух Ассистент. Оцените его преимущества — первый месяц бесплатно.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:

Унифицированные бланки и печатные формы документов на 2018 г.

  • ✓ Платежные документы
  • ✓ Кассовые документы
  • ✓ Типовые формы договоров
  • ✓ Документы на транспортрировку товаров
  • ✓ Документы по учету товаров
  • ✓ Документы ККМ и ККТ
  • ✓ Должностные инструкции
  • ✓ Деловые письма
  • ✓ Документы по учету материалов
  • ✓ Бланки и формы доверенностей

Применение гарантийного письма

Гарантийное письмо — это часть деловой переписки между предприятиями, служит дополнительной гарантией сотрудничества и выполнения обязательств.

Хотя этот документ не имеет официального юридического статуса, его содержание и оформление, в случае судебного разбирательства, может повлиять на ход дела.

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам создавать шаблоны на гарантийные письма. А также автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Ознакомьтесь с полным функционалом программы Бизнес.Ру бесплатно>>>

Наиболее часто компании (или их руководители) гарантируют своим партнёрам, обращаясь к юридическому лицу или руководителю, оплату за заказанные работы или услуги, поставленный товар, погашение задолженности, оплату при отсрочке платежа.

Нередко гарантийное письмо составляется в ответ на претензию. Пишется оно сугубо деловым стилем, без сложных речевых конструкций и излишних рассуждений.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Гарантийное письмо об оплате обещает респонденту оплатить в определённый срок оговорённую сумму за выбранные товары или услуги.

Гарантийное письмо о приеме на работу может оформляться организацией для физического лица, в случае если принимает на работу иностранного гражданина (необходимо для миграционной службы), или студента (для учебного заведения), или бывшего заключенного (для службы надзора).

Гарантийное письмо о выполнении работ служит подтверждением выполнения определённых работ или услуг к указанному сроку.

Гарантийное письмо об оплате задолженности даёт обещание в указанный срок погасить задолженность перед партнёром за приобретённые у него товары или услуги.

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса составляется для налоговой при регистрации юридического лица, у которого нет своего помещения.

В этом случае арендатор запрашивает у владельца помещения гарантийное письмо, дающее ему право на заключение через определённое время договора аренды.

Доставляются гарантийные письма или по почте с уведомлением, или лично в канцелярию/секретарю адресата (в таком случае составляются два экземпляра письма, на одном из которых принявший письмо ставит штамп о получении), или факсом/по электронной почте, с последующим вручением оригинала.

Как составить гарантийное письмо

Гарантийное письмо составляется на фирменном бланке с указанием всех его реквизитов (адрес, телефоны, банковские реквизиты).

Письму присваивается исходящий номер, ставится дата оформления.

Как правило, гарантийное письмо пишется на имя руководителя организации, куда оно направляется.

1 вариант — сначала даётся гарантия, потом излагается, по какому поводу её дают. Обычно используются шаблоны: «Компания «М и Ко» гарантирует оплату. », или «Настоящим письмом гарантируем. » и т. п.

2 вариант — суть просьбы излагается сначала, гарантия по оплате\соблюдению других условий дается в конце. Обычно это заверения в стиле «Оплату за приобретённые товары гарантируем до . ».

Гарантийное письмо заверяется подписью руководителя организации и печатью.

Если гарантийное письмо касается оплаты счёта за что-либо и других финансовых вопросов, подписывает его не только руководитель предприятия, но и главный бухгалтер или финансовый директор.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:

Программа для автоматизации работы с бухгалтерской и налоговой отчетностью в розничных магазинах.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)
Письмо гарантия как написать